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In un’epoca in cui la connettività è diventata fondamentale per le attività aziendali, la tentazione di mantenere il controllo totale sulle risorse informatiche è forte. Tuttavia, ci sono molteplici motivi per cui piccole e medie aziende italiane dovrebbero pensare due volte prima di ospitare il proprio mail server all’interno dei propri locali. La connettività ADSL o fibra fornita da fornitori come Alice e Fastweb può sembrare adatta, ma ospitare un mail server in-house presenta numerose sfide che possono minare l’efficienza e la produttività aziendale. Ecco cinque ragioni principali per cui è meglio evitare di farlo.
1. Un solo indirizzo IP o una piccola classe di indirizzi IP
Uno dei primi problemi da considerare è la limitazione legata al numero di indirizzi IP disponibili. Molte PMI hanno a disposizione un solo indirizzo IP o una piccola classe di indirizzi, che possono facilmente finire in liste antispam. Questo può compromettere l’invio e la ricezione di e-mail, rendendo inefficace la comunicazione sia interna che esterna.
Inoltre, reperire nuovi IP “puliti” è una sfida. La domanda di indirizzi IP è alta, e gli indirizzi “puliti” sono spesso difficili da trovare e costosi da acquistare. Inoltre, cambiare l’indirizzo IP del mail server comporta un investimento di tempo e di risorse per configurare le nuove impostazioni.
2. Connettività non ridondata
Nelle piccole e medie aziende, è raro avere un sistema di connettività ridondante. Basta un piccolo problema, come uno scavo che causa il taglio della fibra ottica, per trovarsi completamente disconnessi. Questo non solo impedisce l’invio e la ricezione di e-mail ma compromette l’intero flusso di lavoro aziendale.
La mancanza di connettività ridondante può essere devastante, soprattutto se si pensa che le e-mail sono spesso utilizzate per inviare e ricevere documenti cruciali, come fatture, contratti e ordini di acquisto. Inoltre, in una situazione del genere, il recupero e il ripristino delle operazioni possono richiedere un tempo considerevole, con la possibilità di perdere importanti opportunità di business.
3. Problemi di alimentazione alla rete elettrica
Un altro punto critico è l’alimentazione elettrica. Un’interruzione di corrente o un guasto all’impianto elettrico può mettere fuori servizio il mail server, con conseguenze potenzialmente catastrofiche. Non solo le e-mail in arrivo saranno perse o ritardate, ma anche i dati salvati sul server potrebbero essere a rischio.
Anche con sistemi di alimentazione di emergenza, come gruppi di continuità (UPS), non c’è garanzia di un funzionamento ininterrotto. Gli UPS hanno una durata limitata e richiedono una manutenzione regolare, che spesso viene trascurata nelle PMI per mancanza di risorse o competenze.
4. Mancanza di sicurezza fisica
La sicurezza fisica è un aspetto spesso trascurato quando si parla di infrastrutture IT. Ospitare un mail server in azienda espone la macchina a una serie di rischi, come furti, incendi o altre calamità. In un data center professionale, sono presenti misure di sicurezza avanzate, come controllo degli accessi, telecamere di sorveglianza e sistemi antincendio, che difficilmente possono essere replicate in un ambiente aziendale di piccole dimensioni.
5. Mancanza di personale tecnico disponibile H24
Tenere un mail server in azienda richiede un impegno non indifferente in termini di manutenzione e assistenza. Non tutte le PMI dispongono di personale tecnico qualificato disponibile H24 per la riparazione di guasti hardware o il problem solving generico. Questo significa che in caso di problemi, c’è un ritardo nel ripristino del servizio, con tutte le conseguenze del caso.
L’assenza di un supporto tecnico specializzato comporta spesso la necessità di assumere consulenti esterni, con un impatto significativo sui costi operativi.
Conclusione
Oltre ai punti sopra elencati, è fondamentale considerare i costi nascosti. L’elettricità, ad esempio, rappresenta una spesa costante e spesso superiore a quella che si avrebbe in un data center, che beneficia di tariffe energetiche all’ingrosso. In sintesi, i rischi e i costi associati all’ospitare un mail server in azienda superano di gran lunga i benefici percepiti.
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