Il DPO (Data Protection Officer), in italiano Responsabile della Protezione dei Dati, è la figura prevista dagli articoli 37-39 del GDPR per sorvegliare l’osservanza della normativa sulla protezione dei dati all’interno di un’organizzazione. Agisce in modo indipendente e fa da punto di contatto tra l’organizzazione, gli interessati e il Garante per la protezione dei dati personali.

I compiti principali, previsti dall’art. 39, sono:

• Informazione e consulenza al titolare, al responsabile del trattamento e ai dipendenti sugli obblighi derivanti dal GDPR e dalle altre norme sulla protezione dei dati.
• Sorveglianza della conformità alle norme e alle politiche interne, compresi l’attribuzione delle responsabilità, la sensibilizzazione e la formazione del personale e i relativi audit.
• Pareri sulla valutazione d’impatto (DPIA) per i trattamenti che possono presentare un rischio elevato per i diritti e le libertà degli interessati, e sorveglianza del suo svolgimento.
• Cooperazione con il Garante e funzione di punto di contatto per le questioni connesse al trattamento, compresa la consultazione preventiva.
• Punto di riferimento per gli interessati, che possono rivolgersi al DPO per l’esercizio dei propri diritti (accesso, rettifica, cancellazione e gli altri previsti dal GDPR).
• Supporto nella gestione delle violazioni dei dati personali (data breach), affiancando il titolare nella valutazione e nelle eventuali notifiche al Garante e agli interessati.

Il GDPR consente espressamente di designare un DPO esterno sulla base di un contratto di servizi (art. 37 par. 6). È la scelta più diffusa per le organizzazioni che non dispongono internamente delle competenze necessarie o che non giustificano una funzione dedicata. I vantaggi principali:

• Competenze specialistiche: conoscenza della normativa, delle indicazioni del Garante e delle buone pratiche di sicurezza, senza doverle costruire internamente.
• Indipendenza e assenza di conflitti di interesse: un DPO esterno non ricopre ruoli che lo portino a decidere su finalità e mezzi del trattamento, come richiesto dall’art. 38.
• Costi proporzionati: si evita l’onere di una figura interna dedicata, con un servizio dimensionato sulla complessità dei trattamenti.
• Aggiornamento continuo sull’evoluzione di norme, provvedimenti e linee guida.
• Flessibilità: il livello di supporto si adatta alle esigenze, con la possibilità di intensificarlo in fasi critiche come nuovi progetti, audit o incidenti.
• Approccio multidisciplinare: competenze legali e tecniche integrate, dalla documentazione alla sicurezza informatica.
• Continuità del presidio: un riferimento sempre disponibile per domande, verifiche e gestione delle situazioni critiche.

Partiamo dal settore, dalle dimensioni e dai trattamenti effettivamente svolti dalla vostra organizzazione. Su questa base individuiamo il professionista con le competenze e l’esperienza più coerenti con il vostro contesto, affiancato dal team tecnico per gli aspetti di sicurezza.

Sì. Il GDPR lo consente, a condizione che non si creino conflitti di interesse e che il DPO disponga del tempo e delle risorse necessari per svolgere i propri compiti in modo efficace per ciascuna organizzazione.

Il DPO è tenuto per legge al segreto o alla riservatezza nell’esecuzione dei propri compiti (art. 38 par. 5 del GDPR). A questo si aggiungono specifici impegni di riservatezza contrattuali e procedure interne di sicurezza per la gestione di documenti e comunicazioni.

Il DPO è raggiungibile via telefono, e-mail o con gli altri canali concordati, e lavora in stretto contatto con i vostri referenti per garantire una comunicazione aperta e continua.

Ricordate che i dati di contatto del DPO vanno pubblicati e comunicati al Garante, come previsto dall’art. 37 par. 7 del GDPR: vi supportiamo anche in questo adempimento.

Come riferimento indicativo, una spesa media di 12.000 € annui è un punto di partenza per molte organizzazioni. Il costo effettivo dipende però da diversi fattori:

• Dimensioni dell’organizzazione e complessità dei processi che trattano dati personali.
• Settore di attività: ambiti come la sanità o la finanza richiedono competenze specifiche e controlli più stringenti.
• Volume e tipologia dei dati trattati, in particolare per le categorie particolari di dati.
• Ambito geografico e trasferimenti di dati verso Paesi extra UE.
• Frequenza e livello del supporto: incontri periodici, revisioni e report.
• Servizi aggiuntivi, come formazione del personale, audit sulla protezione dei dati o gestione delle violazioni.
• Esigenze specifiche che richiedono accordi su misura oltre ai compiti previsti dal Regolamento.

Dopo una prima analisi vi proponiamo un preventivo chiaro e commisurato alle vostre esigenze.

Sì. La designazione di un DPO esterno con contratto di servizi è espressamente prevista dall’art. 37 par. 6 del GDPR. I nostri professionisti conoscono il Regolamento, il Codice privacy e i provvedimenti del Garante e lavorano per supportare la vostra organizzazione nel percorso di conformità, che resta una responsabilità del titolare del trattamento.

Forniamo report periodici sulle attività svolte e organizziamo incontri regolari, anche online tramite Google Meet, per fare il punto sullo stato di conformità, sulle criticità emerse e sulle priorità di intervento.

Le condizioni di recesso sono definite in modo chiaro nel contratto di servizio. Se emergono problemi lavoriamo con voi per risolverli, ma potete interrompere il servizio in qualsiasi momento secondo i termini concordati. Ricordate che, se la designazione del DPO è obbligatoria, l’organizzazione dovrà nominarne un altro.