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Gmail ha recentemente introdotto una serie di nuovi messaggi di rifiuto/differimento. È fondamentale acquisire familiarità con i seguenti messaggi di rifiuto di Gmail per comprendere meglio come gestire e prevenire problemi legati alla consegna delle email:
- “421 4.7.28 Our system has detected an unusual rate of unsolicited mail originating from your IP address. To protect our users from spam, mail sent from your IP address has been temporarily rate limited. Please visit https://support.google.com/mail/?p=UnsolicitedRateLimitError to review our Bulk Email Senders Guidelines. – gsmtp”
- “421 4.7.28 Gmail has detected an unusual rate of unsolicited mail containing one of your URL domains. To protect our users from spam, mail with the URL has been temporarily rate limited. Please visit https://support.google.com/mail/?p=UnsolicitedRateLimitError to review our Bulk Email Senders Guidelines. – gsmtp”
- “421 4.7.28 Gmail has detected an unusual rate of unsolicited mail originating from your SPF domain. To protect our users from spam, mail sent from your domain has been temporarily rate limited. Please visit https://support.google.com/mail/?p=UnsolicitedRateLimitError to review our Bulk Email Senders Guidelines. – gsmtp”
- “421-4.7.28 Gmail has detected an unusual rate of unsolicited mail originating from your DKIM domain. To protect our users from spam, mail sent from your domain has been temporarily rate limited. Please visit https://support.google.com/mail/?p=UnsolicitedRateLimitError to review our Bulk Email Senders Guidelines. – gsmtp”
Il primo messaggio non è una novità assoluta; nonostante non sia comunemente riscontrato, esiste da tempo. Tuttavia, negli ultimi anni, Google ha progressivamente aumentato il numero di casi in cui applica questo tipo di rifiuto o differimento alla consegna di un’email. Con l’introduzione di nuovi criteri e messaggi specifici, Google chiarisce le ragioni specifiche per le quali determinati messaggi non sono accettati.
Significato dei Nuovi Messaggi di Rifiuto/Differimento
Dominio URL: uno o più domini presenti nei link delle tue email hanno una reputazione negativa legata allo spam. Gmail non specifica quale link sia problematico, potrebbe trattarsi di un link condiviso (come il link per l’annullamento dell’iscrizione di un ESP) o di un sito web scelto per essere incluso nell’email.
Dominio SPF: questo dominio appare nell’indirizzo di ritorno o nell’indirizzo MFROM, un indirizzo email in un’intestazione nascosta denominata “Return-Path”. Potrebbe trattarsi di un dominio personalizzato configurato sulla piattaforma di invio email, o di un dominio condiviso utilizzato dalla piattaforma.
Dominio DKIM: si riferisce al dominio utilizzato nell’intestazione di autenticazione DomainKeys Identified Mail (DKIM), contenente una firma crittografica per verificare che un dato dominio sia il mittente o responsabile di un messaggio email. Un messaggio può avere più di una firma DKIM, ma è più comune che ne abbia una sola o due (il tuo dominio E il dominio DKIM predefinito della piattaforma).
L’utilizzo di risorse condivise può rappresentare un problema. Se una piattaforma di invio (ESP, CRM, ecc.) può utilizzare solo un dominio predefinito o condiviso per queste impostazioni, un blocco contro un dominio può influenzare molti clienti, anche non correlati. Un blocco contro un dominio condiviso utilizzato da tutti i clienti avrà un impatto negativo sulla capacità di consegna per TUTTI i clienti di quell’ESP. Se una piattaforma di invio email non monitora adeguatamente le attività dannose, ci si espone a rischi.
Evitare i domini condivisi non garantisce l’immunità da problemi, ma previene l’essere coinvolti in questioni legate alla piattaforma. Se il tuo dominio SPF, il dominio DKIM e i link nelle email sono tutti associati al tuo dominio, eventuali blocchi contro questi domini ti riguardano direttamente e potrebbero indicare problemi di consegna legati allo spam che necessitano di una tua indagine e risoluzione. Importante notare che Gmail sta diventando sempre più severo nel gestire pratiche che in passato erano meno suscettibili di causare blocchi. Di conseguenza, l’argomento “in passato non venivo mai bloccato per questo” non ha più valore. Gmail, come quasi tutti i provider di servizi Internet e le piattaforme di gestione della posta, sta migliorando la sua capacità di rifiutare la posta indesiderata. La questione principale diventa, quindi: perché una mail viene considerata indesiderata e come risolvere il problema? Queste sono le prime domande da porsi per identificare la causa del problema e pianificare una soluzione adeguata.
Approfondimento: Limitazione della Velocità e la Risposta 421
Quando Gmail risponde a un tentativo di consegna di un messaggio email con un messaggio di rifiuto, non sta rifiutando categoricamente tutti i messaggi. Si tratta di un differimento temporaneo, come indicato dal codice numerico 421, che inizia con 4 (gli esperti di deliverability lo definiscono una risposta 4xx). Il codice completo “421” non fornisce particolari insight, significando semplicemente “differimento temporaneo”, ma il testo associato a tale rifiuto chiarisce che il problema è legato allo spam e che Gmail sta limitando la velocità di invio dei tentativi di email. Questo significa che l’accesso è reso più restrittivo, permettendo solo a un numero limitato di messaggi di passare – e questo numero potrebbe essere anche zero. La limitazione riguarda la velocità (speed) con cui il server di posta mittente è autorizzato a inviare messaggi, riducendo così il numero di messaggi che possono essere consegnati.
Essendo i messaggi “differiti” e non immediatamente rifiutati, rimangono nella coda email del server di invio (MTA). Questo server periodicamente riproverà a consegnare questi messaggi, ma generalmente desisterà dopo un periodo di tempo più lungo. Quando la piattaforma di invio rinuncia, registrerà il messaggio e il destinatario come non consegnabile. Di conseguenza, questi problemi legati allo spam comportano ritardi nella consegna, nella registrazione e nell’evidenziazione dei messaggi non consegnati. Pertanto, non assumere che, in assenza di rimbalzi, tutto sia in ordine. Se tu o la tua piattaforma di invio avete la capacità di monitorare le code dei server di posta in tempo reale, questo è il momento per verificare cosa sta accadendo.
Strategie per Evitare Rifiuti legati allo Spam
Per navigare efficacemente nel paesaggio in evoluzione della gestione dello spam di Gmail, ecco alcune strategie:
- Verifica e Pulizia delle Liste: Mantieni le tue liste di distribuzione email pulite e aggiornate. Rimuovi regolarmente gli indirizzi inattivi o quelli che producono rimbalzi.
- Ottimizza l’Autenticazione dell’Email: Assicurati che le tue email siano autenticate correttamente utilizzando SPF, DKIM e DMARC. Questo non solo migliora la deliverability ma aiuta anche a prevenire il rifiuto per motivi legati allo spam.
- Monitora la Reputazione del Tuo Dominio: Usa strumenti per monitorare la reputazione del tuo dominio e gli indirizzi IP di invio. Una cattiva reputazione può essere un segnale di problemi che necessitano di essere risolti per evitare limitazioni da parte di Gmail.
- Engagement e Pertinenza dei Contenuti: Inviare contenuti pertinenti e interessanti può migliorare l’engagement degli utenti, riducendo il rischio che le tue email vengano segnalate come spam.
- Rispetta le Linee Guida per l’Invio di Email di Massa: Familiarizza con le linee guida di Gmail per gli invii di email di massa e assicurati di rispettarle per evitare rifiuti e limitazioni.
Adottando queste pratiche, non solo migliorerai la tua capacità di evitare rifiuti e limitazioni da parte di Gmail, ma potrai anche migliorare significativamente la deliverability delle tue campagne email su tutti i provider di servizi Internet (ISP).
Ecco alcune strategie aggiuntive e considerazioni finali per ottimizzare ulteriormente la gestione delle tue comunicazioni email.
Personalizzazione e Segmentazione
La personalizzazione e la segmentazione delle email non solo aumentano l’engagement dei destinatari, ma riducono anche il rischio che i tuoi messaggi vengano percepiti come non richiesti o spam. Inviare il contenuto giusto al pubblico giusto al momento giusto è fondamentale per mantenere una buona reputazione del mittente e per assicurarsi che le tue email vengano accolte positivamente.
Attenzione ai Link e alle Immagini
Verifica attentamente i link e le immagini inclusi nelle tue email. Link rotti o l’uso eccessivo di immagini (specialmente con poca o nessuna testo) possono innescare filtri anti-spam. Assicurati che tutti i link siano validi e pertinenti al contenuto dell’email e che l’uso delle immagini sia bilanciato con testo rilevante.
Frequenza di Invio
Monitorare e ottimizzare la frequenza di invio delle tue campagne email è essenziale. L’invio di troppi messaggi in un breve periodo di tempo può non solo annoiare o infastidire i tuoi destinatari, ma può anche innescare sistemi di limitazione della velocità come quelli implementati da Gmail. Trova il giusto equilibrio nella frequenza di invio che mantiene il tuo pubblico interessato senza sovraccaricarlo.
Feedback e Monitoraggio
Utilizza i feedback dei destinatari per guidare le tue strategie email. Ciò include il monitoraggio dei tassi di apertura, clic, cancellazioni dell’iscrizione e segnalazioni di spam. Questi dati possono fornire intuizioni preziose su ciò che funziona e ciò che non funziona, permettendoti di adeguare le tue strategie di conseguenza.
Educazione e Trasparenza con i Destinatari
Assicurati che i tuoi destinatari sappiano perché ricevono le tue email e come possono facilmente gestire le loro preferenze di iscrizione o cancellarsi se lo desiderano. La trasparenza e il rispetto delle preferenze dei destinatari non solo sono buone pratiche etiche, ma contribuiscono anche a ridurre il rischio di essere segnalati come spam.
Conclusione
Navigare le sfide poste dai moderni filtri anti-spam richiede un approccio olistico che combina tecnologia, strategia di contenuto e best practice di marketing via email. Mantenendo una forte reputazione del mittente, aderendo alle linee guida degli ISP e ottimizzando continuamente le tue pratiche di invio, puoi assicurare che le tue email raggiungano le caselle di posta desiderate, evitando le trappole dello spam e massimizzando l’engagement dei destinatari.
Ricorda che l’obiettivo non è solo evitare i rifiuti da parte di Gmail o di altri provider, ma costruire relazioni di valore con i tuoi destinatari, offrendo contenuti che sono rilevanti, coinvolgenti e desiderati. Con un impegno costante verso l’eccellenza nelle pratiche di email marketing, puoi navigare con successo nel panorama sempre più complesso della consegna delle email.
