Fatturazione e pagamenti
Gentile Cliente,
di seguito le principali indicazioni e metodi di pagamenti in merito alla fatturazione e ai pagamenti di MANAGED SERVER S.R.L. che opera in Europa utilizzando il marchio MANAGEDSERVER.IT.
Pertanto le fatture e le note proforma avranno come intestazione :
MANAGED SERVER S.R.L.
Via Enzo Ferrari, 9
62012 – Civitanova Marche – Italia
EU VAT: IT02085220438
REA: MC – 282554
1. IVA e Reverse Charge
La nostra azienda, con sede fiscale in Italia, opera nel rispetto delle normative fiscali e delle regolamentazioni IVA vigenti a livello europeo. Nel dettaglio, quando conduciamo operazioni commerciali con un cliente aziendale estero, ma che è in possesso di una Partita IVA Europea e che è iscritto al sistema VIES (Sistema elettronico di scambio dati sull’IVA), possiamo applicare l’inversione contabile, conosciuta anche come “Reverse Charge”, ai fini IVA.
In termini pratici, ciò significa che, nel momento in cui emettiamo una documentazione contabile per questi clienti, non addebiteremo l’importo relativo all’IVA sul valore dei beni o servizi forniti. Invece, sarà responsabilità del cliente, in quanto acquirente, procedere al versamento dell’IVA secondo l’aliquota vigente nel suo paese di residenza o operatività.
Tuttavia, è fondamentale sottolineare che se il cliente non ha una registrazione valida nel sistema VIES, l’approccio cambierà. In questo caso, al netto della fattura, la nostra azienda applicherà e addebiterà l’IVA secondo l’aliquota attualmente in vigore in Italia, che è del 22%. Questa procedura si basa sul meccanismo dell’inversione contabile o “Reverse Charge” come previsto dall’articolo 17, commi 5 e 6 del dpr 633/1972, noto come “decreto IVA” italiano.
Per assicurarsi della validità e dell’iscrizione di una Partita IVA al sistema VIES, è possibile utilizzare il servizio di verifica messo a disposizione dalla Comunità Europea. Questo servizio è accessibile e facilmente consultabile online, ed è possibile raggiungerlo cliccando qui.
Riconosciamo che le questioni fiscali possono essere complesse. Pertanto, se hai bisogno di ulteriori informazioni o chiarimenti in materia fiscale e sulle relative disposizioni di legge, ti consigliamo di consultarti con un consulente fiscale di fiducia.
2. Proforma
La nostra azienda pone grande enfasi sull’importanza della trasparenza nelle operazioni commerciali e contabili con i suoi clienti. Pertanto, nel processo di fatturazione, emettiamo una fattura proforma come documento preliminare, che anticipa la successiva fattura definitiva.
Questo meccanismo di fatturazione proforma nasce dalla necessità di fornire al cliente un quadro chiaro e anticipato dei costi associati ai servizi che intendiamo erogare. La fattura proforma è un documento dettagliato in cui il cliente può prendere visione, con anticipo rispetto alla fattura finale, del prezzo dei servizi offerti. Questo consente non solo una verifica delle voci e dei prezzi, ma anche un controllo attento dei dati fiscali inseriti. In caso di incongruenze o errori, ciò rende più semplice e immediato l’intervento correttivo.
All’interno di tale documento, il cliente troverà un elenco completo dei prodotti e servizi previsti, insieme a una descrizione dettagliata degli interventi programmati o già effettuati. Ogni intervento è correlato alla data in cui è stato eseguito, permettendo al cliente una visione chiara e strutturata delle operazioni previste o svolte. Ciò facilita una comprensione dettagliata delle voci in fattura, e consente al cliente di ricollegare facilmente il documento alle precedenti comunicazioni intercorse tra le parti.
Una volta che la fattura proforma è stata saldata, entro lo stesso mese procederemo con l’emissione della fattura contabile finale. Quest’ultima dovrà essere gestita seguendo le indicazioni fornite nel paragrafo successivo.
Vogliamo sottolineare che eventuali ritardi nel pagamento, richieste di correzioni o contestazioni, dovranno pervenire entro 5 giorni dalla ricezione della fattura. Per i clienti italiani, queste comunicazioni dovranno essere inviate tramite PEC all’indirizzo managedserversrl@pec.it. In alternativa, o per clienti non italiani, le comunicazioni possono essere inviate tramite email ordinaria all’indirizzo pagamenti@managedserver.it. In ogni comunicazione, è essenziale specificare in modo chiaro e dettagliato la natura della richiesta.
Desideriamo informare i nostri clienti che, in caso di ritardi ingiustificati nel saldo della fattura, ci riserviamo il diritto di sospendere i servizi fino alla regolarizzazione del pagamento.
3. Fatturazione e modalità
La nostra azienda offre una gamma di servizi caratterizzati da diverse scadenze periodiche. La periodicità di tali scadenze, che può essere mensile o annuale, è strettamente correlata alla specifica natura del servizio fornito.
Nel caso dei domini internet, ad esempio, la loro durata è fissata per un periodo minimo di un anno. Questa specifica durata non è una decisione arbitraria da parte nostra, ma piuttosto un requisito imposto dal Registro di competenza per il particolare dominio che stai acquistando. Questo assicura una standardizzazione e una uniformità nelle operazioni di registrazione e gestione dei domini.
D’altra parte, per quanto riguarda i servizi come l’hosting, le soluzioni Cloud o la fornitura di server, la durata minima del servizio è chiaramente specificata nella scheda informativa del prodotto. Al momento dell’acquisto, ti verrà fornito questo dettaglio e potrai anche consultare ulteriori informazioni sulla pagina dedicata del prodotto sul nostro sito web. Ciò ti permette di avere una visione chiara delle condizioni e delle durate dei servizi sottoscritti.
La nostra azienda ha adottato il sistema di fatturazione elettronica previsto dalla normativa italiana. Questo significa che, per i nostri clienti residenti in Italia, la fattura verrà trasmessa attraverso due principali canali: potrà essere inviata direttamente via PEC (Posta Elettronica Certificata), garantendo sicurezza e tracciabilità del documento, oppure potrà essere recapitata nel cassetto fiscale dell’utente mediante il sistema di interscambio, facilitando l’accesso e la gestione dei documenti fiscali. Per i clienti non residenti in Italia, che non adottano il sistema di fatturazione elettronica italiano, procederemo con l’invio della fattura tramite email ordinaria, fornendo il documento in formato PDF come allegato. Questa soluzione assicura che, indipendentemente dalla localizzazione geografica del cliente, tutti ricevano i documenti di fatturazione in modo tempestivo e conforme alle rispettive normative nazionali.
4. Metodi di pagamento
Di seguito i principali metodi di pagamento ammessi e le relative coordinate. Si ricorda di effettuare il saldo entro 3 giorni dal ricevimento della proforma. Eventuali differenti tempistiche e modalità vanno discusse inviando una mail all’indirizzo pagamenti@managedserver.it e qualora si desideri maggiore valore legale all’indirizzo PEC managedserversrl@pec.it
Bonifico Bancario area SEPA.
E’ possibile disporre un bonifico bancario in area SEPA (effettuati all’interno dei 28 Stati Membri dell’Unione Europea UE).
Questa tipologia di pagamento è ammessa e preferibile per tutti i prodotti e servizi Managedserver.it.
I tempi di accreditamento sono notoriamente efficaci e completati normalmente in un tempo indicativo tra i 2 ed i 3 giorni lavorativi. E’ importante disporre il bonifico avendo estrema cura di inserire i dati corretti sotto riportati utilizzando la valuta EURO, specificando il numero di Proforma come causale del bonifico ed utilizzando le seguenti Coordinate Bancarie :
Banca : Intesa Sanpaolo S.p.A
Beneficiario : MANAGED SERVER S.R.L
IBAN: IT25E0306913408100000010481
BIC(SWIFT): BCITITMMXXX
Una volta eseguito il bonifico si invita alla consueta prassi di notifica della disposizione tramite comunicazione mail all’indirizzo mail pagamenti@managedserver.it sebbene il pagamento verrà registrato solamente ad accredito in conto corrente.
Stripe o Carte di debito / credito su Gateway esterno.
Le carte di credito accettate sono le stesse accettate dal rinomato sistema di pagamento Stripe: VISA, Visa Electron, MasterCard, Maestro, American Express. La scelta di adottare Stripe come nostro principale sistema di pagamento ci consente di ottimizzare e rendere più efficiente l’elaborazione dell’ordine. Con Stripe, è inoltre possibile utilizzare le principali carte di credito prepagate.
Siamo profondamente consapevoli dell’importanza della riservatezza e della sicurezza delle informazioni trasmesse online. Per garantire la massima protezione, la procedura di pagamento avviene mediante un protocollo di trasferimento criptato TLS direttamente sulla piattaforma di pagamento Stripe, che adotta i massimi standard di sicurezza, piuttosto che sui nostri sistemi. Durante questa transazione, tutte le comunicazioni sono criptate, e i dati inviati attraverso il browser del cliente sono cifrati. Tutte le informazioni inserite durante il processo, compresi i dati relativi alla carta di credito, vengono trasferiti solo al server di Stripe in forma cifrata.
Per i servizi che richiedono un rinnovo, in particolare per domini o prodotti che si avvicinano alla scadenza, il pagamento con carte di credito è fortemente raccomandato. Questa modalità assicura che il processo di rinnovo si svolga in tempo reale, minimizzando il rischio che il servizio scada durante il tempo necessario per associare il pagamento all’ordine.
Se desideri utilizzare questa modalità di pagamento, puoi seguire la nostra procedura guidata nell’area clienti. Questo ti guiderà attraverso tutti i passaggi necessari, e alla fine sarai reindirizzato su Stripe per completare la transazione.